+ Een open kantoor. Wat managers onderschatten

De baas ziet het probleem niet

Een interessant rapport van “Oxford Economics” over modern kantoorgebruik. Steeds meer kantoren worden ingericht als een zogenaamd “open office” of “kantoortuin”. Ze hebben vaak een industrieel uiterlijk en combineren flexplekken met ruimtes voor informeel overleg. Conventionele kantoorkamers of vaste werkplekken worden vermeden, zij belemmeren immers de vrije communicatie en zijn ook niet nodig omdat moderne technologie het mogelijk maakt om overal te werken. Die technologie zorgt er tegelijk voor dan mensen altijd en overal bereikbaar zijn.

Oxford Economics voerde een wereldwijd onderzoek uit onder 1200 kantoorgebruikers en hun managers. Met het onderzoek wilde men inzicht krijgen in de kansen en uitdagingen waar gebruikers van dit soort nieuwe kantoorconcepten mee worden geconfronteerd.

In het rapport komt een aantal interessante conclusies naar voren. Een aantal voorbeelden:

• Mensen willen graag werken. Medewerkers vinden de mogelijkheid om goed en geconcentreerd te kunnen werken een topprioriteit . Ze hechten er meer aan dan secundaire voorzieningen zoals bijvoorbeeld gratis catering.
• Technologie moet beter. Medewerkers worden geacht overal te kunnen werken. Toch kan minder dan de helft van hen probleemloos vanuit huis of onderweg contact kan leggen met het bedrijf.
• 24/7 bereikbaarheid is een voedingsbodem voor dwangmatig gedrag en burn-out. Meer dan 33% van de medewerkers geeft aan dat zij hun “smart devices” vooral gebruiken uit (dwangmatige) gewoonte, vanwege sociale druk of uit angst om te worden buitengesloten.
• De baas ziet de problemen niet. Bijna twee-derde van de managers is van mening dat hun medewerkers over de middelen beschikken om afleidingen op het werk het hoofd te bieden. Van de medewerkers is echter minder dan de helft die mening toegedaan. Dat komt voor een deel doordat managers meer in eigen kantoren zitten en de problemen dus minder “aan den lijve” ervaren.

Geluidsoverlast

Geluidsoverlast is één van de belangrijkste oorzaken van concentratieverlies en een grote ergernis voor veel medewerkers, vooral in een open kantoor. De telefoongespreken van collega’s,  lawaaiige printers of andere omgevingsgeluiden kunnen de productiviteit danig verminderen. Er zijn slimme producten en oplossingen beschikbaar om dit probleem te beperken, toch geven managers in ruim 30% van de gevallen aan dat zij bij het ontwerpen van hun nieuwe kantoor geen specifieke maatregelen tegen deze overlast vragen.

Jongere mensen zijn eerder afgeleid door geluid

Bij veel onderzoeken vind Oxford Economics weinig verschillen tussen zogenaamde “millenials” (mensen van tussen de 18 en 35 jaar) en oudere medewerkers.

In dit onderzoek kwam echter onder meer naar boven dat Millennials meer last blijken te hebben van achtergrondgeluiden. Ze zijn er eerder door afgeleid, ergeren zich sneller en zoeken dan ook eerder naar manieren om ongewenste achtergrondgeluiden buiten te sluiten. Die vinden ze bijvoorbeeld door muziek te luisteren of een andere ruimte op te zoeken.

Het risico van burn-out

Het moderne kantoorgebruik wordt gekenmerkt door een intensief gebruik van IT , een grote mate van bereikbaarheid, minder privacy voor het individu en relatief veel achtergrondgeluid. Zowel managers als medewerkers ervaren de druk van deze factoren en zien duidelijk de risico’s van een burn-out, zowel voor zichzelf als voor hun medewerkers.  Het is dus zaak dat organisaties maatregelen nemen om deze druk te verminderen. Toch wordt hier in minder dan de helft van de onderzochte organisaties ook werkelijk iets mee gedaan.

Conclusies & Tips

Het rapport van Oxford Economics noemt uiteindelijk een aantal conclusies en tips die uit het onderzoek naar voren kwamen.

1. Managers denken te rooskleurig over nieuwe kantoorvormen. Op de werkvloer ervaart men nadelen die managers niet zien of onderschatten. Het loont om hierover met medewerkers in gesprek te gaan, managers kunnen problemen immers pas oplossen als zij er een goed beeld van hebben..
2. Het kantoor is minder goed bereikbaar dan managers denken. De technologie die op kantoor beschikbaar is, werkt niet altijd op de apparaten die medewerkers thuis of onderweg gebruiken. Een organisatie die daadwerkelijk onafhankelijk wil zijn van de tijd of plaats waar mensen werken, zal hier dus aandacht aan moeten besteden.
3. 24/7 bereikbaarheid is een goede voedingsbodem voor stress. Mensen die voortdurend beschikbaar zijn voor hun werk en altijd kunnen worden bereikt, hebben een goede kans op gezondheidsklachten. De inrichting van een kantoor moet dus niet alleen ruimte bieden voor communicatie, maar ook voor geconcentreerd werken. Daarnaast doen organisaties er goed aan om er voor te zorgen dat mensen geen dwang voelen om altijd bereikbaar te zijn. Sterker nog, het is beter om te stimuleren dat men zich juist af en toe bewust afsluit.
4. Akoestische maatregelen verhogen de productiviteit. Medewerkers beschouwen geluidsoverlast als één van de meest storende factoren. Ze worden erdoor afgeleid en raken erdoor geïrriteerd. Maatregelen die geluidsoverlast verminderen geven snel resultaat en hebben een groot effect op het werkplezier en de productiviteit

Meer weten?

Het rapport van Oxford Economics is uitgebreider dan de tekst in deze blog. Meer weten? Klik op de button naast dit item. We sturen u dan graag het hele rapport in PDF formaat.

Disclaimer

Het bovenstaande is naar beste kunnen vertaald en samengevat uit het rapport “When the walls come down” van Oxford Economics. Wij nemen echter geen verantwoordelijkheid voor de inhoud van dit rapport, noch voor de vertaling of interpretatie ervan.